La clave defensiva está en la documentación: contratos, anexos y soportes que acrediten materialidad y razón de negocios (art. 5-A CFF).

Todas las operaciones que se lleven a cabo deben contar con fecha cierta. Aún persisten dudas entre empresarios respecto de cómo acreditarla correctamente. Es importante recordar que la jurisprudencia establecida en diciembre de 2019 señala que la fecha cierta se acredita con la ratificación de firmas. Esto implica que, si dos partes celebran un contrato, posteriormente deben acudir ante notario público para ratificar sus firmas, es decir, manifestar que esas firmas corresponden efectivamente a quienes suscribieron el documento.

Sin embargo, en la práctica esto puede resultar engorroso. Si la ratificación se realiza meses después de la celebración del contrato, implica tiempo, citas notariales y costos adicionales. Por ello, una alternativa funcional consiste en obtener el documento original firmado por las partes, acudir ante notario y solicitar la certificación de una copia. Con ello también se acredita la fecha cierta, evitando complicaciones operativas innecesarias.

Adicionalmente, debe integrarse en su caso un anexo que forme parte de la carpeta de materialidad, donde se incorpore toda la documentación relacionada con la operación. Un punto fundamental es que los contratos deben contener firma autógrafa. Aunque existe una norma oficial mexicana que prevé la firma electrónica y la PRODECON la ha reconocido, el SAT todavía no la acepta plenamente para estos efectos. A diferencia de otros países donde su uso es común, en México sigue siendo indispensable la firma autógrafa para evitar contingencias.

Es válido celebrar addendums, modificar cláusulas o generar anexos complementarios. Asimismo, deben conservarse todos los documentos que acrediten la toma de decisiones y ejecución de la operación: órdenes de compra, cartas porte para demostrar el traslado de mercancías, guías de mensajería, registros de entrada y salida, y designar responsables cuando dichos controles no existan.

Toda esta documentación permite acreditar la razón de negocios. Si bien desde 2020 la autoridad no ha ejercido de manera consistente la facultad prevista en el artículo 5-A del Código Fiscal de la Federación, contar con estos elementos proporciona una base sólida para demostrar la materialidad de las operaciones. En defensa fiscal, la prevención documental no es opcional: es la diferencia entre una presunción y una acreditación efectiva.